สำนักงานในฝัน: การงานไร้กระดาษ

ควันหลง จาก งานสัมมนา ทราบว่า การงานใดใด ให้คิดให้กว้าง ให้ไกล ให้รอบคอบ แต่ให้เริ่มต้นจากจุดเล็กๆ ซึ่งก็พ้องกับที่เคยทราบมาบ้างแล้ว จากสื่อต่างๆ และจากการอบรมทั่วไป

ไม่แน่ใจนักว่า เราเราท่านท่าน จะทราบ หรือทราบแต่ละเลย กันรึเปล่าว่า กระดาษาแต่ละแผ่นนั้น มันหมายถึงป่าไม้ทั้งป่า มันหมายถึงน้ำ มันหมายถึงอากาศ ที่เสียไป เพียงเพื่อให้ได้กระดาษมาสักแผ่น เพื่อให้เรา ขยำขว้างทิ้งอย่างอารมณ์เสีย เมื่อพบว่า ผิดพลาด หรือ ไม่สบอารมณ์กับข้อเขียนบนกระดาษ

เมื่อครั้งยังอยู่ในวัยทารก ได้ยิน ได้ฟังผู้ใหญ่ ผู้ทรงภูมิ พาดพิง เอ่ยถึง คัมภีร์ใบลาน ทำให้อยากอ่าน อยากสัมผัสมาก มันรู้สึกว่า ช่างยากเย็นเสียจริงๆกับการได้ใช้ ได้สัมผัสกับ ใบลาน แต่แม้ปัจจุบันนี้ สภาพเช่นว่านี้ ก็ยังคงอยู่ แต่ คนละเหตุ คือ ไม่มีใครใช้ใบลานกันอีก เพราะสิ่งทดแทนมีมาให้เลือก ให้ใช้โดยง่ายกว่า สะดวกกว่า

ช่วงระยะเวลาระหว่างนี้ ทำราวกับว่า คนไทย ลืมกำพืดตัวเองไปซะงั้น เห็นอะไรดีกว่าสิ่งที่มีอยู่เดิม ดีกว่า เด่นกว่าไปหมด และที่สุด อาจจะถึงขั้น ดูหมื่นดูแคลน สิ่งที่ตนเองมีอยู่เดิมไป ซึ่งก็คือ ลืมกำพืด ไปรึเปล่า นั่นแหละ นั่นคือสิ่งที่เกิดขึ้นแล้ว

ข้อสังเกตุอีกประการคือป่าไม้ ต้นไม้ ที่มันหด มันหายไป เราลืม ร่มไม้ เราลืมลมเย็นใต้ต้นไม้ ที่เคยพักผ่อนนอนเล่น เราไปหลงเครื่องอำนวยความสะดวกอื่นๆ ที่มากับ มาจากข้างนอก

และ อะไรต่อมิอะไรอีกมากมาย ที่มันหดมันหายไป ไม่เว้นแม้แต่ ในน้ำมีปลา ในนามีข้าว อันมาจากเหตุคือ ความไม่มั่นคงในวัฒนะธรรมประเพณีของคนไทย

เห็นกันจนป่านนี้แล้ว เรายังคง ลืมตัว ลืมตน ลืมกำพืดของเรากันอยู่อีกหรือ กลับมาเถิด ไม่เสียหายอะไร เพราะมันก็คือ ตัวตนของท่านที่แท้จริงนั่นเอง หากตัวตนธรรมดา ยังไม่มี ก็อย่าหวัง จะหาความวิเศษขึ้นมาได้ น่ะ อย่าอายที่จะรู้จักตนของตัว ตัวตนของตนเอง ทำความรู้จักซะ

ความดี ความวิเศษ หรือ ความก้าวหน้า ที่อยากได้นัก อยากเป็นหนา ก็เริ่มกันที่ ความเป็น สำนักงานไร้กระดาษนี่แหละ

เท่าที่ทนไม่ได้ ก็เพราะเห็นความลืมตน เหลิงในสิ่งที่ไม่จีรังของเจ้าหน้าที่บางคน ถึงกับเอ่ยปากมาว่า

....อย่าทำเล้ย เด็กมันจะงานยุ่งเปล่าๆ....

ผลก็คือ ยังคงเวียนหนังสือเวียนกันด้วยเอกสารที่พิมพ์ออกมา แล้วค่อยส่งให้เจ้าหน้าที่ได้ ลงนาม กันไปทีละคน ทีละคน ด้วยตัวเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบงานนี้ อ่านทันเวลากำหนดบ้าง ไม่ทันกำหนดบ้าง เพราะมันไปกองคาบนโต้ะเจ้าหน้าที่คนใดคนหนึ่ง ...ฯลฯ

นอกจากเปลืองกระดาษ ทำให้ หน่วยงานได้รับการประเมินต่ำลงแล้ว ผละกระทบคือ การที่ไม่ได้อ่านเอกสารตรงเวลา หรือ ก่อนเวลากำหนด อันเนื่องมาจาก เอกสารไม่ออกจากโต้ะนั่นเอง อันนี้ จะไปโทษคนเวียนไม่ได้หรอก เจ้าของโต้ะ นั่นแหละ ที่อ่านแช่จนเพื่อนร่วมงานไม่ได้อ่านกัน ทั้งๆที่ การสื่อสารภายใน เช่นว่านี้ สามารถกระทำได้โดยง่าย ผ่านวงแลน ผ่านบริการวงแลนของหน่วยงาน ซึ่งมีอยู่แล้ว ลงทุนไปแล้วด้วย

ก็เพียงให้เจ้าหน้าที่ ที่เวียนหนังสือนั้น copy & paste ข้อความจาก อีสารบาญ มาลงไว้ในบอร์ดภายใน ก็เท่านั้นเอง และตัวเจ้าหน้าที่นั้น เขาก็ได้ KPI ไปแล้ว หากจะนับจำนวน ก็นับเอาได้ง่ายจะตายไปด้วยซ้ำ ไม่เห็นยากเลย

พอดำเนินการแล้ว ก็เพียงตกลงกันว่า ต้องแจ้งให้ สมาชิกภายในทราบ หรือทำข้อตกลงกันเลยก็ได้ว่า ให้ไปดูประกาศ เป็นระยะๆ ซึ่งกรณีหลังนี้ ก่อนหน้าที่จะมี บริการแลน ก็ใช้อยู่ประจำ ว่า คนทำงานต้องอ่านประกาศ เขาประกาศเพื่อทราบทั่วกันแล้ว หากไม่ดำเนินตามนั้น ถือเอาผิด อันนี้ ก็ปฏิบัติกันมาแต่นานนมกาเลแล้ว ไม่เห็นมีอะไรเสียหาย

จะมาอ้างว่า ช้า ไม่ทันการ คงไม่ได้หรอก ช้า ไม่ทันการ มันขึ้นอยู่กับคน เขาอ่านประกาศเป็นนิสัย เขาก็ไวในข่าวสาร

ใน FreeBSD มี ports ชื่อ mybb ที่เอาไว้ใช้สำหรับประกาศข่าวภายในได้ดีมาก เอามาปรับนิดหน่อย ก็ใช้ได้แล้ว ส่วนข้อติติง ท้วงทักที่ว่ามันเป็นภาษาอังกฤษนั้น อย่ายกมาอ้างเลย ทีไปนอก ไม่เห็นอ้างกันในประเด้นนี้ ฮึ

ทำเถอะน่ะ ที่รัก ทำกันเถอะ ความสัมฤทธิ์ผลของการสื่อสารภายใน ก็จะเกิดขึ้นจริงจริงจังจังเสียที หากทำได้ ประสิทธิผลของการใช้งาน intranet ก็จะได้มีขึ้นอย่างชัดเจนเสียที หากทำได้ และที่สุด หน่วยงาน ก็จะได้รับการประเมินให้มีคะแนนสูงขึ้น ว่าเป็น สำนักงานไร้กระดาษที่แท้จริง ทุกคนในหน่วยงาน ก็จะภาคภูมิใจด้วย จากหนึ่งจุดเล็กๆนี่แหละ

ในวงเล็บ ห้ามอ่านน่ะ เพราะเป็นคำสบถในใจ หาไม่แล้ว ต่อให้ทำแผนแม่บทมายังไง ก็เท่านั้นแหละ แผนแม่งงงง บดขยี้งบทิ้งรึเปล่า (ว่ะ) ยังพอมีต่อ แต่ ผมวิ่งเร็วมาก ต้องไปชะลอมันไว้ (ขอไปย้อมผมก่อน)

มาทำงานวันแรก, ๒๘ มิย ๕๓, โดนลองวิชา ทั้งๆรู้ว่าต้องเข้าอบรม ยังเอาหนังสือเวียนมาวางบนโต้ะ